Velg en side

Personvernerklæring

PERSONVERNERKLÆRING FOR

WESTPOINT PARTNERS AS

org. nr. 920 208 738

Denne personvernerklæringen gjelder for WESTPOINT PARTNERS AS («vi» eller «oss»). Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor.

1             HVEM VI BEHANDLER PERSONOPPLYSNINGER OM

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

  • Privatkunder
  • Bedriftskunder
  • Kontaktpersoner hos virksomhetskunder
  • Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere Personer som er involvert i saker vi bistår i
  • Andre personer som er omtalt i dokumenter vi får tilgang til
  • Besøkende på vår nettside

2             FORMÅL, TYPER PERSONOPPLYSNINGER OG RETTSLIG GRUNNLAG

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

Etablering av kundeforhold: Når vi kontaktes av en kunde med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant også kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

I tilknytning til etableringen av et kundeforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Hvitvasking innebærer i første rekke å avklare kundens identitet gjennom fremleggelse av firmaattest og gyldig legitimasjon. I visse tilfeller er det nødvendig å gjøre ytterligere tiltak for å avklare at midlene i en transaksjon er legitime og at de kan dokumenteres å være legitime. I visse tilfeller vil det også være nødvendig å avklare en persons tilknytning til  politiske organisasjoner mv. (PEP). Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon; fullt navn, adresse, epost, mobilnummer, både for private og virksomhetskunder. For private registreres også fødselsnummer og for virksomheter organisasjonsnummer. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Sakshåndtering: Enkelte oppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter vi får oversendt eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

Kunnskapsforvaltning: Vi deler ikke våre data med andre enn vår databehandler og bruker heller ikke dataene annet enn i direkte kontakt med kunden.  Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning for kunden, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

Administrasjon. Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av kunden. Tid og kostnader som er påløpt på en sak for rådgivning registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med kundeforholdet hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Lagring og oppbevaring av dokumenter: Vi oppbevarer saksdokumenter i inntil 5 år etter at oppdraget er avsluttet. Når en sak avsluttes overføres saken til arkiv.

Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til kunden og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Fakturering: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom kunden ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private postadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitim interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

 

Markedsføring: Vi bruker ikke innsamlede data til markedsføring, dvs. reklame, nyhetsbrev eller annet.

 

3             HVEM VI DELER PERSONOPPLYSNINGER MED

Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

4             LAGRING AV PERSONOPPLYSNINGER

Vi lagrer saksdokumenter i inntil saken er avsluttet, deretter arkiveres sakene, før de sendes til arkiv for lagring, samlet lagringstid er inntil 5 år.

5             DINE RETTIGHETER

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

6             SIKKERHET

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger (og kunde-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

Vi har vedtatt interner IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

7             ENDRINGER I PERSONVERNERKLÆRINGEN

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

8             KONTAKT OSS

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss:

WESTPOINT PARTNERS AS

Møllendalsbakken 9A
5009 BERGEN

 post@wpoint.no